Gesamtverein

Datenschutzordnung DJK Winfried-Huttrop e.V.

 

Präambel

Die DJK Winfried-Huttrop e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

 

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

 

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

 

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

 

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Geschäftsführer zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der Geschäftsführer stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

 

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

 

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

 

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein in der Regel nicht mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

 

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand. Änderungen dürfen ausschließlich durch vom Vorstand berechtigte Mitglieder vorgenommen werden.

2. Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstands. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Vorstand weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

 

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

 

§ 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 28.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

 

Jahreshauptversammlung 2018

Auf unserer Jahreshauptversammlung, die am 12. März 2018 im PSV-Tennisclubhaus stattgefunden hat, wurde der Vorstand zunächst einstimmig entlastet. Danach wurde der neue Vorstand gewählt (Vorstandsmitglieder siehe unter "Ansprechpartner"). Zuvor hatte der Vorstand über das vergangene Jahr ausführlich berichtet. Da Christiane Faust und Christian Kluh für ihre bisherigen Vorstandsämter nicht mehr zur Verfügung standen, wurde als 1. Geschäftsführer Carsten Peppler gewählt. Christiane Faust, die noch weiterhin als Sozialwartin zur Verfügung stehen wird, und Christian Kluh danken wir für ihre jahrelange Tätigkeit im Vorstand unseres Vereins.

 Christiane Faust und Stephan Trastl wurden für ihre fünfundzwanzigjährige Mitgliedschaft in der DjK Winfried Huttrop geehrt. Leider war auch in diesem Jahr die Beteiligung an der Jahreshauptversammlung wieder sehr gering. Der Vorstand ist der Meinung, dass seine Arbeit wenigstens einmal im Jahr durch eine zahlreiche Beteiligung an der Jahreshauptversammlung gewürdigt werden müsste.

 

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Einladung zur Jahreshauptversammlung              
Montag, 12. März 2018, 19:00 Uhr                         
PSV-Tennisclubhaus, Hovescheidtstraße 25       
 
 Liebe Mitglieder der DJK Winfried Huttrop,
 
zur Jahreshauptversammlung der DJK Winfried Huttrop lädt der Vorstand alle Mitglieder recht herzlich ein. In der diesem Schreiben beigefügten Tagesordnung ist alles Nähere erläutert. Ebenso bitten wir Sie, aktuelle Informationen aus der Internetseite unseres Vereins unter www.winfried-huttrop.de zu entnehmen.
 
Wieder liegt ein erfolgreiches Vereinsfest hinter uns! Es müssen inzwischen sicher mehr als fünfzig sein. An drei Tagen haben uns mehr als tausend Aktive und Zuschauer auf der Bezirkssportanlage Hubertusburg besucht. Gefreut haben wir uns auch am Samstag über den Besuch unseres Oberbürgermeisters Thomas Kufen. Für das kommende Vereinsfest vom 22. Bis 24. Juni dieses Jahres benötigen wir dringend Helfer, die uns bei der Vorbereitung und Abwicklung unterstützen.
 
Obwohl die finanzielle Situation des Vereins weiterhin stabil ist, unsere Bitte, uns auch im kommenden Jahr mit Spenden zu unterstützen. Einzelheiten sind unserer Internetseite zu entnehmen. Darüber hinaus noch der Hinweis, dass Spenden steuerlich absetzbar sind.

All denen, die uns im vergangenen Jahr finanziell unterstützt haben, gilt an dieser Stelle unser herzlichster Dank. Ohne sie hätten wir vieles nicht leisten können. Mindestens ebenso bedanken wir uns bei all denen, die sich im vergangenen Jahr an verantwortlicher Stelle eingebracht haben. Ohne diese vielen ehrenamtlich tätigen Mitarbeiter könnte die DJK Winfried Huttrop den sportlichen Betrieb mit über einem Dutzend spielender Mannschaften, davon die Hälfte Jugendmannschaften aller Altersklassen, nicht aufrechterhalten. Dringend benötigt werden z. B. weitere Helfer, die bereit sind, uns bei den Meisterschaftsspielen als Zeitnehmer und Sekretär zu unterstützen
 
Mit freundlichen Grüßen
 
Dieter Keifenheim
-1. Vorsitzender-

 

 

 

 

 

Tagesordnung
 
  1. Begrüßung und Eröffnung
  2. Ehrungen
  3. Bericht des Vorstandes
  4. Berichte aus den Abteilungen
  5. Vorlage des Kassenberichtes
  6. Bericht der Kassenprüfer
  7. Wahl eines Versammlungsleiters
  8. Entlastung des bisherigen Vorstandes
  9. Wahl eines neuen Vorstandes
  10. Bestätigung der Abteilungswarte
  11. Wahl der neuen Kassenprüfer
  12. Anträge
  13. Verschiedenes
 
 
 
Anträge, über die auf der Jahreshauptversammlung 2018 abgestimmt werden müssen, sind bis zum  05. März 2018 schriftlich beim Vorstand einzureichen!
 
 
 
 
Vorsitzender: Dieter Keifenheim, Auf dem Holleter 32, 45138 Essen, Telefon 0201-263700,
 
e-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Am 27. August wurde allen Vereinen und Organisationen, die beim Sparkassenvoting einen der ersten 175 Plätze erreicht hatten, auf dem Kennedyplatz symbolisch ein Scheck über 1000 Euro überreicht.

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Stellvertretend für unseren Verein nahmen unser Jugendwart Andi Reimann und unser Handballabteilungswart FaXe Wiess zusammen mit den Spielführern und Spielführerinnen unserer Jugendmannschaften von F- bis zur A-Jugend den Scheck der Sparkasse entgegen.

An dieser Stelle möchten wir uns nochmals bei allen Mitgliedern, Freunden und Bekannten für ihr tolles Engagement beim Voting bedanken. Ohne eure Stimmen hätten wir die 1000 Euro niemals erhalten.

 

 

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Einladung zur Jahreshauptversammlung
Montag, 29. Februar 19:00 Uhr

PSV-Tennisclubhaus

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